Quelques méthodes pour organiser des idées, aider à la prise de décision

Quand le groupe n'arrive pas à énoncer les points d'accord et de construction du projet commun, le portrait en creux permet de prendre les choses à l'inverse. Parfois, nous savons plus facilement dire ce que l'on ne veut pas que ce que l'on veut !

• Définissez la situation, la problématique, par « ce qu 'il n 'est pas »

• Notez toutes les idées recueillies en brainstorming

• Reprenez chaque idée, une par une, et décrire l'autre côté du miroir.

Utilisé comme bloc note collectif et participatif, il est encore plus efficace. Il permet à chacun de venir librement noter au fur et à mesure de la réunion ce qui lui semble important à partager, ou ce sur quoi il souhaite revenir plus en détail par la suite.

On peut proposer des tableaux thématiques : ressources pour aller plus loin, idées pour l'avenir ...

De manière générale, l'utilisation de Paper Board et d 'affichage mural est très utile à cette étape. On note au PB les idées recueillies et on les affiche au fur et à mesure.

Cette technique permet de prioriser les idées en lien avec la capacité ou la maturité du groupe à produire ou agir.

On dessine un arbre sur un tableau.

Chaque participant a trois post IT de couleur (vert, jaune, rouge)

• Le post-it vert (en haut de l'arbre) : symbolise l'étape de l'émergence, le fruit est encore vert, il s'agit d'une idée encore vague, pas formalisée

• Le post-it jaune (au milieu de l'arbre) : l'étape est plus avancée, un groupe a commencé à travailler sur le sujet, la discussion est en cours depuis un moment au sein du groupe ... c'est une phase intermédiaire où l'on a structuré l'idée mais sans passer au concret (action, mise en œuvre)

• Le post-it rouge (en bas de l'arbre) : le fruit est mûr, le groupe est prêt à passer à l'action, les idées sont structurées et les moyens sont mobilisés.

Chaque participant va coller ses post-it à l'arbre et s'exprime sur son choix de positionner tel ou tel élément à tel niveau de maturité.

Il s'agit d'un brainstorming "organisé". C'est une technique de recueil d'informations, de perceptions, de représentations. Elle permet d'appréhender une situation, une idée, sous un œil neuf et d'en envisager tous les aspects. A utiliser avec un ordinateur relié à un vidéoprojecteur. Il faut avoir une maîtrise de l'outil pour pouvoir s'en servir en direct lors d'une réunion. Il est préférable que l'animateur ne soit pas celui qui tape les notes. Il est nécessaire de télécharger un outil adapté à cette technique.

• Notez dans une bulle centrale, le thème, l’idée ou la situation à explorer.

• Associez les mots vous venant à l'esprit.

• Notez chaque mot autour de la bulle centrale.

• Prenez alors les mots de cette première couronne un par un, et relancez l'association en roue libre pour chacun.

Cette forme permet de déblayer une problématique, de l'approfondir, d'en formuler d'autres plus pertinentes pour le groupe en fonction de ce qu'il a exprimé. Une problématique ou un sujet est proposé à l'assemblée. Chaque participant prend 5 mn seul pour écrire une question en rapport avec le sujet. Ensuite les participants se retrouvent en grand groupe et toutes les questions sont déposées dans un chapeau. Chaque participant tire alors au sort une des questions (si c'est la sienne, il en prend une autre).

Une personne commence par lire la question qu'elle a piochée. Le but du jeu n'est pas d'y répondre mais d'essayer d'exprimer comment on comprend la question, les problématiques que cela nous évoque. Les autres écoutent. Si un participant trouve que ce qui vient d'être exprimé rejoint la question qu'elle a pioché, il prend la parole et à son tour exprime comment il comprend sa question. Et ainsi de suite jusqu'à épuisement des questions.

Cette méthode d’analyse stratégique issue du monde de l’entreprise (dans lequel elle est identifiée par son sigle anglais : SWOT pour Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats), servant à étudier des pistes de développement de nouveaux axes, peut être utilisée par un groupe pour explorer un sujet afin de dessiner des lignes d’actions, d’identifier des enjeux, définir des objectifs, et donc amorcer un travail induisant un certain nombre de décisions.

En tant qu’outil pour faire émerger des idées, voilà comment on peut l’utiliser :

1. Les 4 zones (forces, faiblesses, opportunités, risques) sont dessinées sur un tableau ou sur plusieurs affiches,

2. On distribue des Post-It de couleur (1 par entrée) à chacun·e des participant·es,

3. On pose la question, ou la problématique,

4. Chacun·e écrit sur les Post It ce que cela lui évoque au regard des 4 entrées : on ne donnera qu’une idée par Post It.

5. Après ce temps individuel, tous les Post It sont affichés,

6. On en fait une lecture collective, on éclaircie les idées peu ou pas comprises,

7. Puis on échange à partir des propositions pour en tirer des problématiques, des objectifs, des enjeux, des leviers, des pistes d’action, etc., suivant l’intention initiale.

Tout groupe traverse des périodes durant lesquelles les opinions des membres divergent à tel point que les discussions libres débouchent sur des désaccords et des conflits. La taille du groupe peut également rendre difficile la gestion des séances de remue-méninges et de discussion libre.

Dans de tels cas, le gestionnaire aura judicieusement recours à la technique du groupe nominal. On divise le groupe en sous-groupes de six ou sept membres et on demande à chacun de répondre individuellement par écrit à une question précise – par exemple : « Que devrait-on faire pour améliorer la productivité de notre groupe ? » -, en notant le plus grand nombre possible d’idées et de suggestions. Puis, on fait un tour de table où chaque membre du groupe fait connaître ses réponses, lesquelles sont consignées au fur et à mesure sur de grandes feuilles de papier. Aucune critique n’est permise, mais l’animateur autorise les questions de clarification. Un nouveau tour de table permet aux participants de préciser leurs idées s’il y a lieu ; encore là, les critiques ne sont pas permises, l’objectif n’étant que de s’assurer que tous comprennent les tenants et les aboutissants de ce qui est suggéré. Enfin, on dresse par vote une liste hiérarchisée des meilleures réponses à la question nominale. Cette technique permet d’évaluer des idées sans les problèmes d’inhibition, de conflits et de distorsion qui peuvent surgir au cours de discussions libres.